הובלה אווירית של מוצרים כימיים דורשת הכנת סדרה של מסמכים ספציפיים ונהלים רלוונטיים כדי להבטיח את הבטיחות והתאימות של תהליך ההובלה. להלן המסמכים והנהלים הנדרשים בדרך כלל:
1. דו"ח זיהוי הובלה של מוצרים כימיים
הדוח, המונפק על ידי סוכנות זיהוי מקצועית מוסמכת, צריך לנתח בפירוט את התכונות הפיזיקליות והכימיות ואת המאפיינים המסוכנים של מוצרים כימיים (כגון דליקים, נפיצים, רעילים, מאכלים וכו'), להבהיר את הקטגוריה המסוכנת של המוצר, ולעשות הצעות לשיטות הובלה, טפסי אריזה, אמצעי בטיחות וכו' בהתבסס על תוצאות הזיהוי. דוח הזיהוי מהווה בסיס חשוב לקביעה האם ניתן להעביר מוצרים כימיים באוויר וכיצד להעביר אותם באוויר.
2. טופס הצהרת טובין מסוכן
יש למלא אותו בכנות בהתאם לדרישות של חברות תעופה ושדות תעופה. התוכן כולל בדרך כלל מידע מפורט כגון שם, נוסחה כימית, מרכיבים עיקריים, קטגוריה מסוכנת, צורת אריזה, מפרטי אריזה, כמות, יצרן, מקור הובלה, יעד וכדומה של המוצר הכימי. טופס הצהרה זה משמש לדיווח על הסחורה המסוכנת המועברת למחלקות הרלוונטיות של חברות תעופה ושדות תעופה, כדי שיוכלו לבצע ניהול וסידורי בטיחות מתאימים.
3. חשבונית מסחרית
הוא משמש כדי להסביר את העסקה המסחרית של מוצרים כימיים. עליו להכיל מידע מסחרי בסיסי כגון שם מוצר, מפרטים, כמות, מחיר יחידה, מחיר כולל וכו', כדי להוכיח שההובלה מבוססת על פעילות מסחרית חוקית.
4. חוזה הובלה
בירור הזכויות והחובות בין השוגר לבין המוביל בכל הנוגע להובלת מוצרים כימיים, לרבות תנאי הובלה, אגרות, חלוקת אחריות וכדומה, על מנת לוודא שלשני הצדדים יהיו כללים עליהם יש לפעול במהלך תהליך ההובלה.
5. תעודת אריזה
הוכח כי האריזה המשמשת למוצרים כימיים עומדת בתקנים הרלוונטיים ובדרישות לתחבורה אווירית. לדוגמה, לחומר האריזה יש חוזק מספיק, עמידות בפני פגיעות, עמידות בפני אש, עמידות בפני פיצוץ, עמידות בפני דליפות ומאפיינים אחרים, ועיצוב האריזה (כגון מבנה אריזה רב-שכבתי, אמצעי חציצה וספיגת זעזועים וכו') יכול גם ביעילות להגן על המוצר מגורמים שונים במהלך הטיסה. את תעודת האריזה ניתן להנפיק יצרן האריזה או ארגון צד שלישי מקצועי.
6. תעודת הכשרת סחורה מסוכנת של השולח
כוח אדם העוסק במשלוח של מוצרים כימיים צריך להשתתף בהדרכה רלוונטית לגבי סחורות מסוכנות ולקבל את תעודת ההכשרה המתאימה. תעודה זו מוכיחה שלשולח יש הבנה של המאפיינים המסוכנים ודרישות ההובלה של המוצרים הכימיים הנשלחים, ויכול לבצע בצורה נכונה מטלות שונות בתהליך השילוח כדי להבטיח בטיחות הובלה.
7. נהלי אבטחה בשדה התעופה
בשדה התעופה, מוצרים כימיים ומסמכים נלווים צריכים לעבור נהלי אבטחה קפדניים. בודקים ביטחוניים יבדקו היטב האם אריזת המוצר שלמה, האם הסימון ברור ומדויק (כולל שם המוצר, קטגוריית המפגעים, מילות אזהרה, אמצעי חירום ועוד), האם מסמכי ההובלה מלאים ועומדים בדרישות וכו'. אם תתגלה אי התאמה כלשהי, ייאסר על המוצר לעבור את הבידוק הביטחוני ויידרש תיקון.
8. אישור חברת תעופה
לחברות תעופה שונות עשויות להיות תקנות ותהליכי אישור שונים להובלה אווירית של מוצרים כימיים. לאחר בחירת חברת תעופה, יש צורך להגיש מידע רלוונטי על מוצרים כימיים (כגון התכולה הכרוכה במסמכים הנ"ל) לאישור חברת התעופה על מנת לוודא שהמוצרים המובלים עומדים בדרישות הספציפיות של חברת התעופה, אחרת ההובלה. עשוי להידחות.
על ידי הכנת המסמכים הנ"ל והשלמת הנהלים הרלוונטיים, ניתן להעביר מוצרים כימיים באוויר על בסיס עמידה בדרישות הבטיחות והרגולציה.
